Skip to content

Fachkonferenzen – Vorbereitung und Durchführung

Eine Konferenz ist ein wichtiges Werkzeug, um Fachpersonal zusammenzuführen und Wissen zu vermitteln und zu vermehren. Der Austausch zwischen Vortragenden und dem Publikum kann Wunder bewirken. Jeder geht nach dem Besuch einer Konferenz in der Regel etwas schlauer nach Hause und kann das neu gewonnene oder aufgefrischte Fachwissen direkt im Job anwenden. Doch was macht eine gelungene Fachkonferenz aus und wie bereitet man sie vor?

Meist wird die Kommunikations- oder PR-Abteilung mit der Organisation der Konferenz betraut. Hier sind Profis am Werk, die tagtäglich nichts anderes machen. Oft kommt es aber vor, dass es gar keine eigene interne Kommunikationsabteilung gibt, sodass fachfremde Mitarbeiter die Tagung planen müssen. Hier also ein paar Tipps, was es zu beachten gibt.

Zuerst muss natürlich das Thema abgestimmt werden, denn daran orientiert sich die Auswahl der geladenen Gäste und der Dozenten, die Fachthemen in Präsentationen vorbereiten müssen. Einladungen müssen verschickt werden und der grobe Ablauf der Vorträge geplant und abgestimmt werden. Mitunter ist auch ein Moderator notwendig, wenn dies nicht die betreffende Planungsperson selbst machen will. Der Zeitpunkt sollte hier auch schon feststehen, damit sich die entsprechenden Personen darauf einstellen können.

Sobald die Thematik gewählt und die Gästeliste zumindest grob steht, kann die Größe der Location ausgewählt werden. Wird eine Bühne benötigt und weiteres Equipment? Wird die Ausrüstung eventuell in der Location direkt zur Verfügung gestellt oder muss sie noch organisiert werden? Viele Tagungszentren sind auf Fachveranstaltungen spezialisiert, Sie können im entsprechenden Ort der Veranstaltung nach geeigneten Einrichtungen suchen. Sollten Sie in Unterfranken eine Tagungsstätte suchen, können Sie beispielsweise “Tagung Würzburg” in eine Suchmaschine eingeben und Ihnen werden passende Veranstaltungsorte aufgeführt. Dann gilt es, für den gewünschten Zeitraum die gewünschte Location auszuwählen und eine verbindliche Buchung durchzuführen.

Das Catering ist ebenfalls wichtig: Gibt es das auch vor Ort, oder finden Sie mitunter einen günstigeren Anbieter, der Getränke und Häppchen bereitstellen kann? Gleiches gilt für Auf- und Abbau: Wird das durch Mitarbeiter des Veranstaltungsortes ausgeführt oder müssten eigene Mitarbeiter ran – das wird vor allem nötig, wenn nur ein Raum gemietet wird, der nicht in einem professionellen Tagungsort liegt.

Befolgt man diese einfachen Tipps, steht einer erfolgreichen Konferenz, wenn sie gut vorbereitet ist, nichts mehr im Wege. Traut man sich die Planung selbst nicht zu, kann man die komplette Organisation aber auch an Fachmänner übergeben.

Comments are closed.